Gerenciamento de contratos de locação de espaço.


Resumo Executivo

Com as restrições e proibições de propaganda de cigarros nos meios de comunicação, a importância das marcas aumentou consideravelmente. A Souza Cruz, através dos seus pontos de venda, utiliza peças de merchandise para divulgar seus produtos. A locação de um espaço para propaganda em um ponto de venda é firmada através de um contrato entre a empresa e o varejo, contemplando, entre outros itens, a vigência dos contratos, valor a ser pago e/ou bonificações de produtos para os varejos.

Cenário

Os contratos de locação de espaço são digitados manualmente diretamente no Microsoft WORD. O processo é manual, e sujeito à falhas, causando impactos orçamentários e jurídicos.
Os contratos são catalogados em um sistema, o orçamento é calculado através de planilhas Excel, e a contabilização é feita através de uma aplicação em Clipper, sem integração nenhuma entre os ambientes, podendo ocasionar inconsistência de informações entre as bases de dados.
Não há relatórios disponíveis para atender a demanda dos usuários. Toda a geração de informações operacionais e gerenciais é feita através de chamados ao fornecedor que suporta as aplicações.

Solução

O objetivo do sistema é apresentar uma solução integrada para o controle de contratos de locação de espaço de peças de merchandising, incluindo controle orçamentário, contabilização e informações gerenciais (relatórios e consultas), além de solucionar os problemas operacionais do processo atual, atendendo também as novas demandas do negócio.

Benefícios

  • Maior agilidade na elaboração dos contratos, os quais utilizam minutas (templates) previamente definidas pela área jurídica.
  • Execução de checks informativos os quais validam os dados digitados nos documentos, inclusive fazendo integração com os sites do Serasa e da Receita Federal, para buscar informações dos Varejos contratados em tempo real.
  • O fluxo de aprovação do contrato é controlado e automatizado pelo sistema, de acordo com as características do documento que está sendo elaborado.
  • Os documentos de locação de espaço são armazenados no repositório oficial de contratos da Souza Cruz, possibilitando maior controle das informações, além de atender as políticas da corporação.
  • Pagamento dos contratos automatizado e integrado com os sistemas SAP e Unique.

Abrangência

O Sistema LEI é utilizado nas dependências da Souza Cruz. Ele atende todas as regionais de venda da empresa.
O sistema envolve três principais áreas. A área de BOC (Back Office Center), a qual é responsável pela elaboração de contratos, a área de Vendas, que atende a aprovação de contratos, e a área Financeira, que abrange o controle do orçamento.

Tecnologia, Arquitetura e Funcionalidades

Arquitetura tecnológica foi utilizada para o desenvolvimento do sistema LEI: